엑셀을 통한 프로젝트 이슈 관리

 

엑셀을 통한 프로젝트 이슈 관리

엑셀을 통한 이슈 관리는, 쉽게 접근할 수 있으며 이미 적용하고 있거나 적용을 곧 하기로 생각하는 분들도 있다. 꼭 엑셀에 한정되지 않고, 이슈관리에 필요한 방법을 찾아내고 관리하는 것은 해당 프로젝트 진행에 도움이 되는 행위이므로 반드시 실행 할 필요성이 있다.

 

이슈 관리 시트의 예

 본 글에서는 엑셀을 통한 이슈 관리 방법의 장점과 단점을 짚어본다.
 

 

범용 도구 Excel에서 할 수있는 일

 프로젝트는 물론 업종·업태의 울타리를 넘어 다양한 조직과 개인이 사용하고 있는 Excel은, 그 용도가 다양하다. 프로젝트 관리 시에 본 글에서 언급하는 이슈관리 뿐만 아니라 근태 관리, 고객 관리, 작업 관리, 서비스 와이어프레임 생성, 영업 자료 작성 등 비즈니스의 모든 상황에서 사용된다.
 위에서 언급했듯이 다양한 사용법을 제공하는 Excel의 가장 큰 특징은 자유도가 높다.
 기본적인 기능은 매우 간단하지만, 기능, 템플릿, 그래프 등 여러 기능을 조합하여 다루면 각 조직의 요구에 맞는 형식으로 파워풀하게 사용할 수 있다.
 Excel을 통한 이슈 관리를 실시할 때에 자유도가 높으므로 조직의 프로젝트에 맞는 항목을 기입하고 관리하는데 도움이 된다.

 

 이슈 관리를 Excel에서 수행하는 이점

 이슈 관리를 Excel에서 실시한 경우, 아래 4가지 장점을 가질 수 있다.
 ①자사에 맞는 포맷으로 사용할 수 있다.
 상기에도 언급한 바와 같이, Excel의 제일의 특징은 자유롭게 커스터마이징 가능하다는 점이다. 단순 기능만을 사용하든, 여러 기능을 사용하여 복잡한 집계를 실시하는 등 각사의 요구에 맞는 형식으로 이용할 수 있다.
 ②임시 양식으로 사용하면서 조립 가능
 빈 상태에서 자유롭게 항목을 조립해 나가게 되기 때문에, 변경이 필요할 때 바로 커스터마이징 할 수 있는 것도 큰 매력의 하나이다. 관리하는 항목을 증감시킬 필요가 있는, 수치의 계산 방법을 변경하고 싶을 경우, 즉시 변경 가능하다.
 ③습득이 빠르고 간편하게 사용할 수 있다
 이슈 관리를 위해 사용하기 이전부터 Excel을 사용한 사람이 대부분일 것이므로,  새로운 툴을 익히는 시간과 기능 습득에 자원을 소모하는 일이 없다. 즉, 새로운 툴을 도입하는 경우에 비해 보다 빠르고 복잡한 사용법이 가능하다.
 ④저비용으로 사용할 수 있다
 이미 Excel을 사용하고 있다면 추가 비용없이 이슈 관리를 할 수 있다. 또한 현 단계에서 Excel을 사용하지 않았더라도 Microsoft Office 계약이 있다면 프로젝트에서 비용 추가 없이  활용 할 수 있다.

 

 이슈 관리를 Excel에서 수행하는 단점

 Excel을 사용했을 경우, 커스터마이즈성이 높고 자사에 맞는 형식으로 사용할 수 있어 비용이나 도입의 허들이 낮은 장점이 있는 한편, Excel에서 이슈 관리를 할 때의 단점도 존재한다.
 ①이중등록이나 데이터등록의 오류가 발생한다
 이슈 관리를 실시할 때는 각 담당자가 각각 이슈의 정보를 기록하거나 편집할 수 있어, 등록된 데이터의 무결성이나 작업 누출 등 입력 실수를 확인하는 기능이 없다. 따라서 입력자나 입력하는 데이터가 많을수록 데이터의 정확성을 담보하는 것이 어려워질 수 있다.
 ②데이터 집계에 수고와 시간이 걸린다
 Excel에의 데이터 등록은 자유도가 높기 때문에, 「담당자에 의해 데이터 입력의 입도나 기재 방법이 다르다」라는 문제가 일어날 수 있다. 데이터를 입출력 및 가공하는 경우, 데이터 무결성을 취할 필요가 있기 때문에, 가공 및 관리에서 많은 수고와 시간이 걸린다.
 Excel의 특징상, 등록, 집계의 방법을 바꾸어도 이러한 수고는 발생할 수 있다.
 ③ 실시간으로 적시에 정보 공유를 할 수 없다
 Excel은 여러 사람이 동시 편집을 할 수 없으며, 데이터 등록의 자유도가 높기 때문에 데이터 집계만으로도 시간과 노력이 걸린다.. 이슈 관리를 실시할 때는 항상 이슈의 최신 정보를 올바른 내용으로 볼 수 있는 것이 중요해지기 때문에 실시간으로 올바른 정보를 공유하는 것은 어렵다고 말할 수 있다.  단 최신의 클라우드 기반일 경우 이 문제는 해결 될 수 있다.
 ④ 집계항목의 설정이나 운용 흐름을 처음부터 생각하고 구축할 필요가 있다 「자사에 맞는 포맷으로 사용할 수 있어 즉시 커스터마이즈 할 수 있는 것」은 Excel의 장점 이지만, 바꿔 말하면 이슈 관리를 위한 템플릿이 처음부터 없고, 처음부터 집계 항목을 생각하며 기록해야 할 필요가 있다. 즉 최초에는 인지하지 못한 내용이 관리 운영 중에 필요한 것으로 생각될 경우, 이전 항목에 해당 데이터가 누락될 경우가 발생할 수 있다.

 

 

Excel 스프레드시트에서 이슈 관리에 유용한 함수

 이슈 관리를 Excel에서 실시하기로 결정했다고 해도, 막상 시작할 때 어떤 정보를 집계하면 좋은지 모르는 경우도 많다.
 그래서 이 여기에서 Excel에서의 이슈 관리에 사용하면 좋은 함수를 소개한다.

 ①EDATE(기간의 기준)
 구문: =EDATE(시작일, 월)
 이슈 관리는 이 안건에 관한 기본적인 정보(날짜 정보, 거래처, 영업 담당자, 수주 전망도 등)를 기록한다. 발생일로부터 예정일까지 일정한 기준이 되는 기간이 정해져 있는 경우, 이쪽의 함수를 이용하면 편리하다. 예를 들어, 3개월내 해결되어야 업무이고 발생일이 202X/6/1이면, 해결예정일로서 202X/8/31을 자동적으로 계산하는 함수를 작성할 수 있다.

 ②SUMIFS(금액정보 추출)
 구문 : = SUMIFS (합계 대상 범위, 조건 범위 1, 조건 1, ......) 프로젝트마다 예상 판매 금액을 기록하고 프로젝트의 기본 정보와 결합하여 특정 기간의 금액을 예측한다. 또는 각 항목의 상황을 파악할 수 있다.

 ③IF(담당자의 입력 오류 체크)
 구문: =IF(논리식, [값이 참인 경우], [값이 거짓인 경우]) 안건의 기본 정보나 금액 정보 등의 등록 오류을 방지하고 올바른 정보를 담보하는데 도움이 되는 함수이다.